整備ソフトの乗り換えで最も多いトラブルがデータ移行です。順番を間違えると、旧システムを解約した後で「顧客データが取り出せない」という致命的な状態になります。段取りから確認してください。
乗り換えの正しい順番
- 旧システムからCSV出力できるか確認する（契約前・解約前に必ず）
- 新システムを決め、取り込める形式を確認する
- 試験的に一部データを出力し、新システムに取り込んでみる
- 問題なければ全データを出力・移行する
- 1〜2ヶ月は旧システムを止めずに並行運用する
- 過不足がないことを確認してから旧システムを解約する
絶対にやってはいけない順番
先に旧システムを解約してから移行作業に入ること。解約後はデータの取り出しを受け付けてもらえない場合があります。並行運用の期間を必ず取ってください。
移行できる項目・できない項目
| データ | 移行のしやすさ |
|---|---|
| 顧客情報（氏名・住所・電話） | ほぼ問題なく移行できる |
| 車両情報（登録番号・車台番号・型式・初度登録） | ほぼ問題なく移行できる |
| 車検満期日 | 移行できる。案内の継続に必須なので最優先 |
| 整備履歴・伝票明細 | 形式が合わず一部しか移せないことがある |
| 売掛・入金の残高 | 移行できないことが多い。期首で締めるのが現実的 |
| 写真・添付ファイル | ほぼ移行できない。別途保存する |
移行前にそろえておく最小セット
旧システムから何も出せなかった場合の保険として、次の6項目だけは手元の表にしておいてください。これがあれば、どのシステムにでも乗り換えられます。
- 顧客名
- 住所
- 電話番号
- 登録番号（ナンバー）
- 車台番号
- 車検満期日
次のシステムを選ぶときの必須条件
一度この苦労をしたら、次は自分でいつでもCSV出力できるシステムを選んでください。出力を販売会社に依頼しないと出せない仕組みは、次の乗り換えでも同じ問題を起こします。契約前のチェックリストは以下です。
- 顧客・車両・伝票のCSV出力が管理画面から自分でできるか
- 出力に追加費用がかからないか
- 出力できる項目の一覧をもらえるか
- 解約後も一定期間データを取り出せるか
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